Forretningsorden


Friskolen i Lemming
Forretningsorden for bestyrelsen.
Bilag til „Vedtægter for den selvejende institution
Friskolen i Lemming”

Behandlet og godkendt på bestyrelsesmødet den 4. november 2009

Behandlet og godkendt på to på hin. følgende bestyrelsesmøder d. 1. maj og d. 4. juni 2013

INDHOLDSOVERSIGT:
1. Indkaldelse af generalforsamling
2. Afholdelse af generalforsamling
3. Konstituerende bestyrelsesmøde
4. Årets bestyrelsesmøder
5. Indskrivningsprocedure
6. Procedure ved ansættelser af fastansat personale
7. Afstemningsprocedurer i bestyrelsen
8. Tavshedspligt
9. Inhabilitet
10. Udtræden af bestyrelsen i utide
11. Kompetenceplan og samarbejdsaftale med skoleleder
12. Skolelederens og lærerrepræsentantens deltagelse i bestyrelsesmøder
13. Samarbejde med de ansatte
14. Samarbejde med forældrene
15. Skolelederens og formandens stående bemyndigelser
16. Bestyrelsesmedlemmernes udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet
17. Intern revisionsbestemmelse
18. Budgetlægning
19. Skolens ordensregler
20. Fripladstilskud
21. Udarbejdelse af undervisningsplan
22. Forældrekredsens tilsynsforpligtelse
23. Retten til indsigt i skolens forhold
24. Orlov fra betaling af skolepenge
25. Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden
---oooOooo---
 
1. Indkaldelse af generalforsamling
a.Skolekredsen skal gøres opmærksom på, at skriftlige forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest d. 1. februar. Dette annonceres i et af de første ugebreve i januar.
b.På bestyrelsesmøde i februar eller marts skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen, idet følgende punkter behandles:
1. Forslag til dirigent. Forberedelse af dirigentemnet (fx regnskab)
2. Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedure. Bestyrelsen foreligger sine ønsker herom til dirigenten, men dirigenten har ret til selv at træffe beslutning om generalforsamlingens afvikling. Evt. forslag til nye bestyrelsesmedlemmer.
3. Generalforsamlingstraktement og andre praktiske aftaler.
4. Godkendelse af dagsorden, aftaler om udsendelse mv. i henhold til vedtægt.
5. Godkendelse af årsregnskab til forelæggelse på generalforsamlingen.
 
2. Afholdelse af generalforsamling
A .Formanden og skoleledelsen samt børnehavelederen udarbejder hver sin beretning. Udkastene gennemgås med skoleleder, kasserer, regnskabsfører og udvalgsformænd.
b. Kassereren forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med regnskabsfører, formand og skoleleder.
c. Skolelederen sørger for, at der foreligger stemmesedler, vedtægter, overheadprojektor m.v. til generalforsamlingen. Særlige ønsker aftales senest dagen før.
d. Dirigenten leder generalforsamlingen og fastsætter bl.a. afstemningsprocedure.

3. Konstituerende bestyrelsesmøde                                                                             a. Dato for konstituerende bestyrelsesmøde fremgår af liste over bestyrelsesmøder, som er besluttet året før. Indkaldelse og mødeafvikling foregår efter sædvanlig plan. Såfremt formanden ikke er genvalgt til bestyrelsen, forlader denne mødet, så snart ny formand er valgt. I perioden mellem generalforsamling og konstituerende møde fungerer den hidtidige bestyrelse som „forretningsministerium”.

b. De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer har pligt til umiddelbart efter generalforsamlingen at søge oplysninger på skolens hjemmeside vedrørende vedtægter, forretningsorden, friskolelov (www.friskoler.dk) og i øvrigt, hvad formanden skønner nødvendigt for udførelsen af tillidshvervet. Budget og seneste årsregnskab fås hos den hidtidige kasserer. Anden relevant læsning er tilskudsbekendtgørelse, regnskabsbekendtgørelse og lokalaftale.
c. Hvis et medlem ønsker det, sker konstitueringen skriftligt. Først opstilling – dernæst valg. Rækkefølgen for valg er følgende: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og udvalgsposter.
d. Instruks for regnskabsføring, bogholderi mv. gennemgås med henblik på evt. justering af instruksen. (Denne instruks fungerer som en slags ”kogebog” over de væsentligste procedurer og principper ved bogføringen på skolen).
e. Suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøderne. Ved det konstituerende bestyrelsesmøde træffes beslutning herom for perioden indtil næste generalforsamling.
f. Udarbejdelse af mødeplan for bestyrelsen frem til og med næste konstituerende bestyrelsesmøde. Der skal afholdes mindst 10 møder mellem de ordinære generalforsamlinger.
g. Gennemgang af kommissorium for nedsatte udvalg med henblik på evt. justering af de gældende bestemmelser. Beskrivelser af kommissorium og medlemslister for de enkelte udvalg findes i særskilte dokumenter.
 
4. Årets bestyrelsesmøder
a.Dagsorden udarbejdes af formanden i samarbejde med skolelederen og børnehavelederen. Den udsendes sammen med eventuelt bilagsmateriale til bestyrelsesmedlemmerne senest 4 hverdage før mødet. Dagsordenforslag skal være formanden i hænde senest 1 uge før mødet.
b.Ved formandens forfald træder næstformanden i formandens sted (jf. Vedtægternes § 12, stk. 1
c.Formanden leder bestyrelsesmøderne, men det kan aftales, at et andet bestyrelsesmedlem fungerer som ordstyrer. Hvert møde skal indeholde godkendelse af renskrevet protokol fra forrige møde. Sekretæren fører protokol. Enhver mødedeltager har ret til kort at få protokolleret sin afvigende mening. Alt af betydning for de enkelte sagers behandling skal føres i protokollen. Efter hvert bestyrelsesmøde renskriver sekretæren protokollen og udsender kopi heraf til bestyrelsesmedlemmerne. Sekretæren udfærdiger ligeledes offentligt referat. Dette kan bestå af protokolblade med udeladelse af følsomme emner. (Ingen personsager, sager om enkeltelever, restancesager mv.).
d.Følgende faste punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år:
1. Konstituering (marts/april)
2. Gennemgang af kommandovej, forretningsorden og tavshedspligt ( april/maj)
3. Godkendelse af forhandlet lokalaftale (april/maj)
4. Godkendelse af fagfordeling (maj/juni)
5. Udarbejdelse af aktivitetsplan (maj/juni)
6. Budgetkontrol og budgetrevision (mindst kvartalsvis)
7. Evt. ansættelser af personale (husk ansættelsesbreve) (normalt i maj)
8. Særbevillinger (oftest i perioden juni - august)
9. Opsigelse af personale (visse år)
10. Budgetforberedelse (september/oktober)
11. Principper for fordeling af fripladsmidler (november/december)
12. Budgetvedtagelse (november - januar)
13. Planlægning af generalforsamling (februar/marts)
14. Elevindskrivning, dispensation (hele året)
15. Godkendelse af flerårigt budget (januar/februar)
 
5. Indskrivningsprocedure
Bestyrelsen har uddelegeret ansvaret for indskrivning til skolelederen: Skolelederen kan i samarbejde med lærerne indskrive elever efter følgende retningslinier, der kun kan fraviges af bestyrelsen:
1. Det samlede elevtal må ikke overstige ca. 100 elever, se i øvrigt vedtægternes §2.
2. Optagelse af elever med særlige problemer skal godkendes af bestyrelsen, såfremt skolelederen finder det nødvendigt.
3. Forældrene oplyser ved indmeldelsen: Navne, adresser, børns CPR-numre og forældremyndighedsoplysninger.
Forældre skal inden indmeldingen have god tid til at sætte sig ind i skolens forhold. Bestyrelsen har sammen med skoleledelsen udarbejdet en folder, der beskriver skolens vigtigste forhold. Denne folder udleveres ved forældrenes første møde med skolen.
 
6. Procedure ved ansættelser af fastansat personale
A .Ved fastansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af repræsentant(er) fra bestyrelsen, skolelederen og repræsentanter fra det pædagogiske personale. Efter aftale med formanden udformer lederen annonce, som bringes i Friskolebladet. Efter nærmere aftale med formanden kan den bringes i andre relevante blade.
b. Ansættelsesudvalget gennemfører ansættelsessamtaler. Udvalget udpeger i fællesskab et antal ansøgere til samtaler.
c. Kan der ikke opnås flertal for den/de af skolelederen indstillede, har lederen ret til at få indkaldt yderligere ansøgere til samtale. Ved fortsat uenighed træffer bestyrelsen beslutning om ansættelse. Relevante emner kan indkaldes til samtale med skoleleder, den samlede bestyrelse og repræsentanter for lærerne.
d. Ved lederansættelser indkaldes mindst 2 emner til samtale med hele bestyrelsen og de ansatte, der deltager i ansættelsesudvalget. Bestyrelsen indstiller en kandidat til generalforsamlingen efter at have rådført sig med lærerne.
 
7. Afstemningsprocedurer i bestyrelsen
Se Vedtægternes § 12, stk. 5. Hvis ét bestyrelsesmedlem ønsker det, skal der ske skriftlig afstemning.
 
8. Tavshedspligt
Tavshedspligten vedr. fortrolige oplysninger erfaret under bestyrelsesarbejdet kan i givet fald efterprøves efter den borgerlige straffelov. Følgende forhold skal især iagttages:
1. Tavshedspligt vedr. opnået indsigt i politiets efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser m.v.
2. Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f.eks. indhentede pristilbud, licitation m.v.
3. Tavshedspligt vedr. enkeltpersoners, private selskabers personlige forhold eller foreningers interne økonomiske forhold.
4. Tavshedspligt vedr. ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil.
 
9.Inhabilitet
Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde:
1. Såfremt man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse.
2. Såfremt nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald.
3. Såfremt man deltager i firmaledelse, foreningsledelse eller på vegne af anden juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald.
I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter forvaltningslovens kapitel 2. – Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelse eller behandling af pågældende sag. Dette skal indføres i protokollen.
 
10. Udtræden af bestyrelsen i utide
a. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal pågældende fremsende ansøgning til bestyrelsen. Hvis ansøgningen imødekommes, indtræder 1.-suppleanten i stedet, se dog vedtægternes § 10, stk. 7. Denne vil efter tur være på valg, som det medlem, der er blevet erstattet. Suppleanter er i øvrigt på valg hvert år.
b. Ansættes et bestyrelsesmedlem eller en suppleant på skolen, skal vedkommende udtræde af bestyrelsen.
 
11. Kompetenceplan og samarbejdsaftale med skoleleder
Bestyrelsen må henholde sig til lederens ansættelsesbrev med tillæg. Tillægget kan genforhandles, men ikke ændres ensidigt.
 
12. Skolelederens og lærerrepræsentantens deltagelse i bestyrelsesmøder
a. Repræsentanten fra det pædagogiske personale, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede personalegruppe. Denne repræsentant kan ikke deltage i behandlingen af ansættelsesproblemer.
b. Skolelederen/repræsentanten fra det pædagogiske personale kan hver for sig og sammen erklæres for inhabile af et flertal i bestyrelsen.
c. Børnehaveleder, SFO-leder og eventuel souschef kan indbydes til at deltage i bestyrelsesmøder efter samme retningslinier som repræsentanten fra det pædagogiske personale.
 
13. Samarbejde med de ansatte
a. Bestyrelsen indkalder årligt til mindst 1 fællesmøde mellem bestyrelse og lærere i løbet af maj/juni måned. Hertil kommer, at budgetmødet er åbent for alle ansatte.
b. De ansatte kan gennem den pædagogiske repræsentant udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Den pædagogiske repræsentant har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kolleger.
c. Formanden, eller en repræsentant fra bestyrelsen, kan til enhver tid deltage i et pædagogisk råds månedsmøde (det møde hvor alle pædagogiske medarbejdere deltager).
 
14. Samarbejde med forældrene
a. Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske problemstillinger fra skolehverdagen, skal henvise til skolelederen. Lederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemer. I øvrigt henvises til kommandovejen.
b. Midlertidig bortvisning af elever kan foretages af skolelederen i samarbejde med lærerne. Permanent bortvisning skal godkendes af bestyrelsen.
 
15. Skolelederens og formandens stående bemyndigelser
Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standardbemyndigelser:
1. Bemyndigelse til fremsendelse af breve m.v. på skolens vegne.
2. Bemyndigelse til i særlige tilfælde alene at træffe beslutning om elevindskrivning og elevbortvisning.
3. Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen.
4. Formanden skal sammen med skoleleder underskrive ansættelsesbreve vedr. alle fastansatte. Skolelederen kan alene underskrive ansættelsesbreve for alle med tidsbegrænset ansættelse. – I begge tilfælde er det forudsat, at vedtægten er fulgt ved ansættelse, og at denne er sket inden for det godkendte budget eller med refusion fra Vikarkassen.
 
16. Bestyrelsesmedlemmernes udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet
a. Bestyrelsesmedlemmer kan ikke modtage honorar af skolens midler. Der kan ydes konkret godtgørelse for telefonudgifter og kørselsgodtgørelse efter statens takster. Godtgørelserne opgives til skattevæsenet.
b. Efter beslutning i bestyrelsen eller i henhold til budget kan skolen betale for uddannelseskurser, instruktionsmøder m.v. for bestyrelsesmedlemmer. Nødvendige udlæg attesteres af regnskabsfører og refunderes.
 
17. Intern revisionsbestemmelse
a. Før revisor fremsender det reviderede regnskab til bestyrelsen, deltager kasserer, formand, skoleleder og regnskabsfører i et møde med revisor. På mødet skal skolens økonomi analyseres overordnet. Den samlede bestyrelse anbefales at deltage.
b. Det reviderede regnskab kan udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
 
18. Budgetlægning
Kommenteret budget udarbejdes normalt inden 15. december af kasserer, regnskabsfører og skoleleder. Budgetgodkendelse sker på et bestyrelsesmøde, hvortil alle ansatte har adgang. Mindst hvert andet år udarbejdes flerårigt budget.
 
19. Skolens ordensregler
Efter indstilling fra leder og lærere skal ordensregler godkendes af bestyrelsen.
 
20. Fripladstilskud
Senest på bestyrelsesmødet i januar måned aftales principper for fordeling af fripladsmidler. Fripladsmidlerne fordeles herefter på baggrund af anonyme ansøgningsskemaer, fordelingen foretages af skoleleder og formand.
 
21. Udarbejdelse af undervisningsplan
a. Der aftales konkret procedure for hver ændring af undervisningsplanen. Enhver ændring kan kun besluttes efter indstilling fra skolelederen, men lærerne skal have lejlighed til at udtale sig. (Se punkt 4d for tidspunkt på året).
b. Enhver betydningsfuld ændring af undervisningsplanen skal forelægges bestyrelsen.
 
22. Forældrekredsens tilsynsforpligtelse
Stk. 2. (har været indsat i vedtægterne)
Det påhviler forældrekredsen at føre tilsyn med skolens almindelige virksomhed, herunder med undervisningen i henhold til ”Lov om friskoler og private grundskoler m.v.” Forældrekredsen fastsætter nærmere regler for varetagelsen af tilsynet, jf. § 6 og § 14, stk. 2.
§ 6 (har været indsat i vedtægterne)
I henhold til § 4 stk. 2 påhviler det forældrekredsen at føre tilsyn med skolens almindelige virksomhed, herunder med, at skolen giver undervisning og sprogstimulering, som står mål med, hvad der almindeligvis kræves i folkeskolen i øvrigt jævnfør tilsynsreglerne i ”Lov om friskoler og private grundskoler m.v.” Forældrekredsen træffer selv beslutning om, på hvilken måde tilsynet skal udøves.
Stk.2.Efter bestemmelserne i ”Lov om friskoler og private grundskoler m.v.” skal der desuden vælges en eller flere eksterne tilsynsførende til at varetage visse nærmere definerede tilsynsopgaver. Undlader forældrekredsen at vælge tilsynsførende, varetages tilsynet af kommunalbestyrelsen. Bestyrelsen er ansvarlig for, at forældrekredsen indkaldes til et særligt valgmøde, hvor alene forældrekredsen kan foretage valg af tilsynsførende.
Stk 3.Vælges den eller de tilsynsførende af forældrekredsen, skal dette ske for højst fire år ad gangen. Valget sker på et særligt indkaldt valgmøde, der kan afholdes i forbindelse med generalforsamlingen. Valget skal gennemføres efter reglerne i bekendtgørelse om valg af tilsynsførende. Det skal af indkaldelsen fremgå, hvem bestyrelsen indstiller som tilsynsførende. Ethvert medlem af forældrekredsen kan på valgmødet foreslå andre kandidater. Kun medlemmer af forældrekredsen kan afgive stemme ved valg af tilsynsførende.
Stk. 4.Den eller de tilsynsførende, henholdsvis kommunalbestyrelsen, skal hvert år afgive en skriftlig erklæring om det udførte tilsyn til skolens bestyrelse og forældrekredsen. Så vidt muligt uddyber den eller de tilsynsførende den skriftlige erklæring ved en mundtlig beretning på skolens ordinære generalforsamling. Tilsynserklæringen skal offentliggøres på skolens hjemmeside.
Stk. 5.Den eller de tilsynsførende skal i øvrigt virke i henhold til de bestemmelser, der til enhver tid er fastsat i lov om friskoler og private grundskoler mv. Den eller de tilsynsførende er således omfattet af forvaltningslovens regler om inhabilitet og tavshedspligt.
Stk. 2. (har været indsat i vedtægterne)
Bestyrelsen er ansvarlig for, at forældrekredsen dels vælger tilsynsførende dels fastsætter retningslinier for forældrekredsens eget tilsyn, jf. § 4, stk. 2, og § 6.
Forældrekredsens overordnede tilsynsforpligtelse skal opfyldes på følgende måde:
1. Der er adgang for forældrene til at deltage i undervisningen.
2. Hvert år afholdes skolelørdage med deltagelse af forældrene.
3. Skolelederen aflægger hvert år i november til drøftelse med bestyrelsen en status eller tilsynserklæring på evt. mangler mht. undervisningsmaterialer og –udstyr samt efteruddannelsesbehov og andre emner med betydning for undervisningens kvalitet.
4. Lederens tilsynserklæring omskrives efter drøftelse med bestyrelsen til en pædagogisk handlingsplan, der offentliggøres i skolekredsen og indgår i budgetlægningen.
 
23. Retten til indsigt i skolens forhold
Retten til indsigt i skolens forhold forvaltes efter følgende beslutning:
1. Forældre og fastansatte har ret til indsigt i den type materiale, der er beskrevet i vedtægternes §15.
2. Forældre har desuden ret til indsigt i forhold, der direkte vedrører dem selv og egne børn.
3. Ret til indsigt vil i øvrigt blive afgjort af bestyrelsen, når der foreligger en skriftlig anmodning herom.
 
24. Orlov fra betaling af skolepenge
Der ikke er grundlag for at eftergive betaling af skolepenge i forbindelse med ferie eller andet fravær. Bestyrelsen har dog besluttet, at forældre kan søge orlov for betaling af skolepenge forudsat, at nedenstående principper overholdes. Den pædagogiske side skal dog forinden været afklaret med skolelederen og stamgruppelæreren.
Principper:
1. Med to måneders varsel sendes en skriftlig ansøgning til bestyrelsens formand.
2. Dog kan der kun fritages fra skolebetaling i en periode på over 3 måneder og højst et år.
3. Ved udmelding midt i skoleåret betales der to måneder frem fra udmeldelsesdatoen.
 
25. Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden
Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som tillæg til skolens vedtægter, jf. vedtægternes § 12 stk.1.
Enhver ændring eller tilføjelse skal behandles og godkendes på 2 efter hinanden følgende ordinære bestyrelsesmøder.
Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning mv. samt gældende vedtægter, da den juridisk er en udvidelse af vedtægternes bestemmelser. Ved vedtægtsændring skal forretningsordenen om nødvendigt justeres. Justering foretages senest ved ministeriets godkendelse af de nye vedtægter.